Il presente strumento archivistico può essere considerato come la rielaborazione, seguendo gli standard archivistici internazionali e utilizzando il software di descrizione archivistica xDams, dell’inventario realizzato da Caterina d’Amico, figlia di Suso Cecchi d’Amico, per descrivere il materiale archivistico conservato dalla madre. Le prime quattro serie in cui è strutturato il fondo, denominate “Film realizzati”, “Film e serie televisive non realizzate”, “Film realizzati con Luchino Visconti”, “Film non realizzati con Luchino Visconti”, sono state individuate da Caterina d’Amico, mentre l’ultima, denominata “Materiale avuto in visione”, è stata creata per descrivere più correttamente alcune unità archivistiche. Dallo studio della documentazione e con l’approfondimento della storia e delle vicende della creazione di alcune opere, utilizzando la stessa documentazione d’archivio e la bibliografia relativa alla carriera della famosa sceneggiatrice e dei registi con cui ha collaborato, si sono potute, in alcuni casi, individuare affinità e parentele tra materiali che inizialmente sembravano relativi a progetti diversi e non correlati. Quest’opera di ricostruzione della storia di un progetto attraverso le sue diverse fasi di scrittura, nelle quali il soggetto iniziale può essere profondamente modificato elaborando il trattamento e la sceneggiatura, nelle quali il titolo stesso del progetto può variare o quando i progetti vengono rielaborati a distanza di molti anni e proposti a case di produzione diverse, era già stata sistematicamente effettuata da Caterina d’Amico, profonda conoscitrice della carriera e della vita della madre. Il contributo dato in questo ambito si può dire quindi marginale, tuttavia la creazione di una nuova serie e l’arricchimento, da un punto di vista logico e informativo, della documentazione relativa a singoli progetti, oltre alla necessità di individuare un criterio di ordinamento delle unità archivistiche all’interno delle singole serie e il rischio di creare descrizioni ridondanti delle unità archivistiche riconducibili ad uno stesso progetto, hanno posto in luce la necessità di stabilire alcuni criteri di ordinamento e di descrizione del fondo. Si è, quindi, scelto in questa sede di proporre un riordinamento virtuale del fondo, non andando quindi a modificare l’ordinamento fisico dei pezzi, incentrato su due criteri: la creazione di aggregazioni logiche, denominate “Raggruppamenti”, che riuniscono il materiale relativo ad uno stesso progetto e il riordinamento per data di uscita crescente dell’opera audiovisiva di questi raggruppamenti e dei materiali descritti singolarmente perché unici e non facenti parte di alcun nucleo. Questi raggruppamenti, anche se subordinati alle serie, non sono stati identificati come vere e proprie sottoserie per non portare erroneamente a pensare ad una rigidità gerarchica della struttura del fondo; allo stesso tempo i raggruppamenti sono essenziali per meglio comprendere la documentazione, le sue relazioni ed evitare la ridondanza delle descrizioni.
Si è anche scelto di indicare nel campo “Integrazione al titolo” il tipo di scritto di cui si tratta (Sceneggiatura, trattamento, soggetto, ecc.), in modo tale da dare una informazione più immediata agli utenti e permettere una più immediata identificazione di volumi spesso con lo stesso titolo. Infine, visto che i materiali di alcuni dei progetti realizzati e non realizzati sono stati oggetto di pubblicazione sono stati aggiunti i riferimenti bibliografici nelle corrispondenti schede descrittive.